Regelmäßige Team-Meetings können sehr wertvoll sein. Teamleiter können alle auf dem Laufenden halten (z. B. über Informationen aus dem Unternehmen oder organisatorische Änderungen) und die Mitglieder sich gegenseitig bei kleineren, aktuellen Problemen zu unterstützen. Ob tägliches „Stand-Up“ oder wöchentlicher Termin, ob mit Protokoll oder ohne – Hauptsache es ist für alle hilfreich.
Immer wieder entstehen in diesen Meetings aber längere Diskussionen über grundlegende Problem (z. B. interne Arbeitsweisen oder der Umgang mit anderen Abteilungen), die in diesem Rahmen nicht gelöst werden können.
Zeit für einen größeren Wurf. In dieser Situation bin ich in meiner Organisation gerade. Ich möchte in diesem Beitrag überlegen, wie man einen Workshop aufzieht, der über den engen Rahmen einer wöchentlichen Team-Abstimmung hinaus gehen soll.
Vor der Auswahl der Methoden stehen (mindestens) zwei Fragen
Mein Methodenkoffer hat sich in den letzten Jahren stetig erweitert. Agile Methoden, Design-Thinking oder Service-Design versprechen mir alle, die großen Probleme der Welt angehen und lösen zu können. Allerdings sind alle diese Systeme recht komplex und langwierig. Es sind keine Kochrezepte à la „wenn Du A willst mache B“. Die genaue Auswahl und Komibination von Methoden ist also nicht trivial. Wie soll ich vorgehen?
Das erste, was ich benötige, ist ein Ausgangspunkt. Ich stelle mir zwei Fragen:
- Was habe ich zur Verfügung?
- Was will ich erreichen?
Welche Ressourcen habe ich zur Verfügung?
Die Antwort auf die erste Frage ist meinem Fall relativ einfach. Relevante Ressourcen umfassen Arbeitskräfte, Zeit und Raum/Arbeitsmittel. Ich habe mein Team – das sind die Teilnehmenden, mit denen ich arbeiten möchte. Drumherum habei ich noch eine größere Organisation, die mich eventuell unterstützen kann, zum Beispiel durch Unterstützung aus der Abteilungsleitung oder von Spezialisten für bestimmte Themen.
Zeit ist ein knappes Gut, ich kann den vorhandenen Termin für das Team-Meeting für meinen Workshop verwenden oder auch mal das Team für zwei oder drei Vormittage blocken. Zur Vorbereitung habe ich mich selbst – mehr als eine Stunde pro Woche werde ich aber nicht für die Vorbereitung verwenden können.
Ein Budget für externe Unterstützung habe ich nicht zur Verfügung.
Das Team ist auf verschiedenen Standorten verteilt. Entweder müssen alle sich an einem Punkte treffen (was teuer und zeitaufwändig ist – daran könnte der Workshop scheitern) oder wir machen es über eine Videokonferenz. Digitale, kollaborative Werkzeuge stehen zur Verfügung.
Welche Ziele möchte ich erreichen?
Die zweite Frage ist schon schwieriger zu beantworten. Hiervon hängt aber viel ab. Wenn ich den Fokus sehr eng setze, habe ich eine hohe Chance auf ein greifbares Ergebnis, aber viele Aspekte des Problems bleiben unbeachtet. Wenn ich den Fokus zu weit setze, oder verschiedene Themen im Workshop vermische, steigt die Chance, dass wir gar nichts erreichen. Das kann für alle sehr frustrierend sein.
Ich habe gelernt, dass die Zufriedenheit der Teilnehmenden mit der Veranstaltung oft wichtiger ist, als konkrete Ergebnisse. Selbst wenn das inhaltliche Ziel nicht erreicht wurde, kann ein Workshop als Erfolg wahrgenommen werden. Ein spannender Workshop, der alle mitnimmt, ist ein wichtiger Baustein um die Motivation für weitere Beschäftigung mit dem Thema zu erzeugen. Ein Teilziel wird also sein: alle Teilnehmenden sollen Spaß am Workshop haben und dadurch motiviert sein, weiter gemeinsam an dem Thema zu arbeiten.
Das zweite Teilziel steht dem in etwa diametral gegenüber. Denn schon als ich im Team den Vorschlag für einen solchen Workshop machte, kam von einigen Mitgliedern die Forderung nach konkreten Ergebnissen. Der Workshop selber wird eher noch nicht die „Lösungen“ erzeugen. Es können aber leicht konkrete Arbeitsaufträge definiert werden. Ich setze mir also ein zweites Teilziel: am Ende des Workshops muss es mindestens zu einem Aspekt klar definierte Aufträge geben. Diese müssen die Unterstützung aller Teilnehmenden erhalten und anwesenden Personen zugeordnet sein. Sei sollen schriftlich fixiert und umsetzbar sein, und die Ergebnisse der Aufgaben müssen prüfbar sind.
… und nun zu den Methoden
Mein erster Schritt für die Planung eines „Problemlöse-Workshops“ ist abgeschlossen. Nun kann ich entscheiden welche Methoden aus meinem „Methodenkoffer“ ich verwende. Die Kriterien habe ich bis hierhin definiert: Die Methoden müssen mit den vorhandenen Ressourcen möglich sind und mir bei der Zielerreichung helfen.
(Titelbild: Johannes Plenio, Pexels)