Grundbegriffe der „Akte“

Zeichen, Daten, Information, Wissen – unsere digitalisierte Gesellschaft ist heute ohne diese Begriffe kaum mehr denkbar. Privatpersonen und Organisationen müssen ihre digitalen Daten irgendwie speichern, verarbeiten, schützen. Dazu gehört auch die öffentliche Verwaltung. In einem vorigen Beitrag habe ich einen kurzen Blick auf Ziele und Entwicklung des „Enterprise Content Management“ geworfen, und festgestellt, dass dieser Ansatz in der öffentlichen Verwaltung und den Bezeichnungen „E-Akte“ und „Dokumentenmanagement“ noch sehr aktuell ist.

In diesem Beitrag möchte ich nun einige Begriffe rund um „Dokument“ und „Akte“ klären, die grundlegend für das Verständnis von E-Akte und Dokumentenmanagement in der öffentlichen Verwaltung sind.

Inhaltsverzeichnis

• Dokumente überall
• Einzelinformationen, Dokumente und Container
• Akte und Schriftgutverwaltung
• Gebot der Aktenführung und Aktenrelevanz
• Zusammenfassung

Dokumente überall

Wir haben im Alltagsleben täglich mit sogenannten „Dokumenten“ zu tun. Rechnungen, Steuerbescheide, Verträge, Anträge und vieles mehr. Um gegenüber unserem Arbeitgeber, den staatlichen Institutionen und anderen relevanten Akteuren unsere Rechte und Pflichten realisieren zu können, sind wir gehalten, wichtige Dokumente dauerhaft aufzubewahren. Wir müssen für jedes Schriftstücke entscheiden, ob wir es im Ordner verstauen oder in den Papierkorb befördern. Es ist schon im privaten Rahmen nicht immer leicht, alle Dokumente richtig zu kategorisieren, strukturiert abzulegen und bei Bedarf schnell wiederzufinden.

Um wieviel mehr sind Organisationen davon betroffen, und besonders die öffentliche Verwaltung, die sich schon fast darüber definiert, dass sie zu allem und jedem eine lückenlose Akte (also ein Zusammenstellung von Dokumenten) vorweisen kann.

In diesem Beitrag möchte ich einige Begriffe rund um „Dokument“ und „Akte“ klären, die grundlegend für das Verständnis von E-Akte und Dokumentenmanagement in der öffentlichen Verwaltung sind.

Nähern wir uns den Begriffen mal an.

Einzelinformationen, Dokumente und Container

Die Webseite über „Südwestdeutsche Archivalienkunde“ ist eine hervorragende Quelle, wenn es um Akten, Archive und ähnliches geht. Sie bietet folgende Definitionen an^[1]C. Keitel, „Einzelinformationen, Dokumente und Container“, 13. Februar 2018. https://www.leo-bw.de/themenmodul/sudwestdeutsche-archivalienkunde/querschnittsartikel/dokument-und-containergattungen:

„Die Einzelinformation können wir als atomare Informationseinheit verstehen, die nicht ohne Bedeutungsverlust aufgespalten werden kann.“

„Dokumente sind eigenständige Zusammenstellungen von Einzelinformationen, sie bilden eine inhaltliche Einheit und sind klar von anderen Dokumenten, Einzelinformationen und auch Containern abgegrenzt.“

„In Containern werden Einzelinformationen oder Dokumente archiviert“

Ein privates Beispiel:
Hinter mir im Regal steht ein Ordner mit der Aufschrift „Steuer“. Dieser Ordner ist der Container. In diesem Ordner befinden sich in einer Klarsichtfolie drei Seiten Papier mit der Überschrift „Steuerbescheid 2020“. Diese 3 Seiten Papier bilden zusammen das Dokument. Auf diesem Papier steht ein Absatz „Den Gesamtbetrag von 100,00 € zahlen Sie bitte auf eines der aufgeführten Konten.“ Der gesamte Absatz ist die Einzelinformation.

Akte und Schriftgutverwaltung

Eine weitere ausgezeichnete Quelle stellt die Archivschule Marburg in ihrer „Terminologie der Archivwissenschaft“ bereit^[2]„Terminologie der Archivwissenschaft -“. Zugegriffen: 29.03.2026. [Online]. Verfügbar unter: https://forschung.archivschule.de/terminologie/index.html.

Sie definiert die „Akte“ als die..

Gesamtheit der analogen oder elektronischen Dokumente, die im Rahmen einer spezifischen Geschäftstätigkeit (z. B. in einer Behörde) entstehen und aufgrund eines Ordnungsmusters zusammengebracht, also formiert werden. Die A. bildet als grundlegende Einheit der Schriftgutverwaltung im Idealfall die Aufgaben und Entscheidungsprozesse ab, die zu ihrer Entstehung führten.

Den Begriff „Schriftgutverwaltung“ definiert sie als …

Gesamtheit aller Tätigkeiten bei der Anlage und Verwaltung von Unterlagen, d.h. das Ordnen, Registrieren, Bereitstellen, Aufbewahren und Aussondern von Schriftgut. Ziel ist es, aus den Dokumenten und Akten jederzeit den Stand der Bearbeitung ersehen zu können und damit das Verwaltungshandeln der genannten Stellen nachvollziehbar zu halten.

Damit sind wir schon einen großen Schritt weiter, denn mit der „Schriftgutverwaltung“ wird das Werkzeug „Akte“ in einen organisatorischen Kontext eingebunden, in Aufgaben und Ziele denen sie in der Verwaltung dient. Die Akte ist kein Selbstzweck, sondern entsteht (bzw. wird gebildet) erst aus dem Prozess des Verwaltungshandelns^[3]vgl. H. Berwinkel, R. Kretzschmar, und K. Uhde, Hrsg., Moderne Aktenkunde, Bd. Nr. 64. in Veröffentlichungen der Archivschule Marburg, Hochschule für Archivwissenschaft, vol. Nr. 64. Marburg: … Continue reading.

Gebot der Aktenführung und Aktenrelevanz

Schauen wir noch etwas genauer darauf, warum und wie die öffentliche Verwaltung eigentlich Akten führt. Die „Koordinierungs- und Beratungsstelle der Bundesregierung für Informationstechnik in der Bundesverwaltung“ hat seit Ende der 1990er Jahre grundlegende Anforderungen an E-Akten-Systeme formuliert^[4]„DOMEA Organisationskonzept 2.1“, Koordinierungs- und Beratungsstelle der Bundesregierung für Informationstechnik in der Bundesverwaltung, 2005.. Darin heisst es:

Zentrales Prinzip einer Bürokratie ist die Aktenmäßigkeit aller Vorgänge; in der öffentlichen Verwaltung gilt nach Art. 20 GG die Bindung der vollziehenden Gewalt an Gesetz und Recht. Dieses Prinzip erfordert, dass jede für den Geschäftsvorfall wesentliche Kommunikation schriftlich fixiert wird und daher jeder – unabhängig vom zuständigen Bearbeiter – die Historie des Geschäftsvorfalls rekonstruieren kann.

Interessant, also ist die „Aktenmäßigkeit“ nicht explizit geregelt – es gibt kein Gesetz, welches das Führen von Akten vorschreibt. Das genannte Prinzip entsteht daher implizit, mittelbar aus ganz unterschiedlichen Rechtsvorschriften (wenn z. B. die „Akteneinsicht“ gesetzlich geregelt ist, muss es irgendwo auch eine Akte geben).

Was daher noch unbedingt fehlt, ist ein Kriterium, um einen Werbeflyer von einem Vertrag zu unterscheiden – welches Dokument ist wichtig und kommt in die Akte, und welches nicht?

Hierfür hat die „AG IT-gestützte Verwaltungsarbeit“ folgenden Grundsatz entwickelt^[5]L. Bostelmann, „Grundsatzpapier ‚Aktenrelevanz von Dokumenten‘“, AG IT-gestützte Verwaltungsarbeit (Innenministerkonferenz, Kooperationsausschuss Automatisierte Datenverarbeitung Bund/ … Continue reading:

Dokumente sowie die zugehörigen entscheidungserheblichen Bearbeitungsschritte sind dann aktenrelevant, wenn sie zum späteren Nachweis der Vollständigkeit, zur Nachvollziehbarkeit und für die Transparenz des Verwaltungshandelns innerhalb der Verwaltung als auch gegenüber Dritten beweisfest vorzuhalten sind. Unter Beweisfestigkeit wird hierbei die langfristige, unveränderliche Les- und Nutzbarkeit verstanden.

Das Landesarchiv Nordrhein-Westfalen hat in einem Leitfaden prägnant und leicht verständlich erklärt, was “aktenrelevant” im Verwaltungsalltag bedeutet^[6]„Aktenrelevanz“, Landesarchiv Nordrhein-Westfalen, Apr. 2018. Zugegriffen: 20. Januar 2022. [Online]. Verfügbar unter: … Continue reading:

Aktenrelevant sind alle Dokumente, die Auskunft geben über:
den Entstehungsprozess und/oder
den Entscheidungsfindungsprozess und/oder
die Entscheidung.

Zusammenfassung

Alles klar soweit? Dokumente enthalten Einzelinformationen und Akten enthalten Dokumenten. Akten sind ein Werkzeug und werden im Rahmen der Schriftgutverwaltung gebildet. Die öffentliche Verwaltung ist implizit durch zahlreiche Rechtsvorschriften zum Nachweis ihrer Tätigkeiten und damit zum Führen von Akten verpflichtet. Alles was Auskunft über Entstehungsprozess, Entscheidungsfindungsprozess und Entscheidung einer Verwaltungssache gibt, ist aktenrelevant und muss daher in die Akte rein.

Titelbild: Brett Sayles (Pexels)