Enterprise Content Management und E-Akte

Zeichen, Daten, Information, Wissen – unsere digitalisierte Gesellschaft ist heute ohne diese Begriffe kaum mehr denkbar. Wir reden von „Wissensgesellschaft“ (knowledgable societies^[1]Lane, Robert E. “The Decline of Politics and Ideology in a Knowledgeable Society.” American Sociological Review 31, no. 5 (S. 649–62), 1966, https://doi.org/10.2307/2091856. ) oder „Informationslogistik“ ^[2]F. Möller, M. Spiekermann, A. Burmann, und H. Pettenpohl, „Bedeutung von Daten im Zeitalter der Digitalisierung“, 2017, doi: 10.24406/IML-N-462115.. Das Themenfeld ist riesengroß, von Datenschutz bis Big Data wird es auch mit den immer wichtiger werdenden KI-Systemen nicht an Bedeutung verlieren. Doch wie gehen Organisationen damit um? Wie verwalten sie ihre Informationen?

Enterprise Content Management (ECM)

Ein Ansatz in diesem Feld ist das „Enterprise Content Management“, in den 2000er Jahren von der (Software-)Industrie entwickelt. Besonders größere Organisationen sollten davon profitieren, ihre wichtigen Dokumente und Inhalte strukturiert, strategisch und technisch integriert zu nutzen und zu verarbeiten^[3]Ein geeignete Defintion liefert der us-amerikanische Branchenverband für Informationssysteme. AIIM, „What is ECM?“ Zugegriffen: 1. Februar 2022. [Online]. Verfügbar unter: … Continue reading. Passend dazu wurden Beratungs-Dienstleistungen und leistungsfähige Software-Systeme entwickelt, die dieses Versprechen einlösen sollten^[4]U. Kampffmeyer, „ECM Enterprise Content Management in der Praxis (Euroforum, Köln, 03.05.2004)“, 2004.. Die große Vision war ein zentrales, übergreifendes und integriertes Informationssystem für ganze Organisationen.

Content Services

2017 erschien einen Blog-Artikel von Michael Woodbridge, der das Ende von ECM erklärte und zu hitzigen Diskussionen anregte^[5]M. Woodbridge, „The Death of ECM and Birth of Content Services“, Michael Woodbridge’s Gartner blog. Zugegriffen: 1. Februar 2022. [Online]. Verfügbar unter: … Continue reading. Laut Woodbridge habe sich die Vision von ECM in der Praxis höchst selten erfüllt. Er führte auf, dass ECM-Systeme unter anderem bei Kostenersparnissen, verbessertem Wissensmanagement und besseren Arbeitsmethoden hinter den Erwartungen zurückgeblieben seien. Seiner Ansicht nach waren zentrale Systeme oft zu schwerfällig, schlecht integriert oder nur unvollständig eingeführt. Kundinnen erwarteten heute eher kleinere Lösungen, die einzelne Probleme lösen, als eine vollständige Plattform für die ganze Organisation.

Situation heute

Die Lage in der realen Welt ist wie so oft kompliziert. In einem scheint mir, dass Woodbridge richtig lag: Die Vision eines einzelnen integrierten Informationssystems hatte sich für große Organisationen in den 2010er Jahren in Luft aufgelöst.
Also Haken dran, ECM ist tot? Nein, nicht ganz. Denn …

1. … der von Woodbridge vorgeschlagene Begriff „Content Services“ hat sich nicht wirklich durchgesetzt. Statt dessen klafft eine eine große Unsicherheit auf, unter welchem Label sich die betreffenden Produkte denn nun verkaufen lassen ^[6]T. Kuckelkorn, 2018, „Ist ECM am Ende?“ Zugegriffen: 25. März 2026. [Online]. Verfügbar unter: https://www.wissensmanagement.net/news/einzelansicht/ist_ecm_am_ende.html^[7]U. Kampffmeyer, 2022, „Content Services is ’not‘ dead … – PROJECT CONSULT“. Zugegriffen: 25. März 2026. [Online]. Verfügbar unter: … Continue reading. Und so finden sich bei einer Google-Suche heute (2026) weiterhin zahlreiche Seiten, die ECM-Systeme und ECM-Strategien beschreiben und bewerben.
2. … das grundlegende Problem für Organisationen, ihre Daten, ihre Dokumente und ihren „Content“ sinnvoll zu strukturieren und zu nutzen, ist noch da, es ist sogar größer geworden! Die grundlegende Idee von ECM wurde also erweitert. Die Nachfolger von ECM-Systemen sind auf vielen Ebenen verteilt und vernetzt, laufen in der Cloud und müssen teils viel mehr und komplexere Datenmengen stemmen, als es die Erfinder von ECM sich vorgestellt hatten.
3. … viele ECM-Systeme seit Jahrzehnten im Einsatz und haben viel geleistet. In vielen Bereichen sind klassische ECM-Systeme (gerne auch erweitert um „Content Services“) weiterhin gefragt. Einer davon ist die öffentliche Verwaltung.

Hochrelevant: E-Akte der Verwaltung

In der öffentlichen Verwaltung hat sich der Begriff „ECM“ nie wirklich durchgesetzt. Da die „Akte“ ein zentrales Arbeitsmittel der öffentlichen Verwaltung ist, spricht man im Amtsdeutsch naheliegend lieber von der „elektronischen Akte“ oder kurz „E-Akte“.
Das Fraunhofer FOKUS Institut hat seit 2020 mittels einer jährlichen Befragung Digitaltrends in der öffentlichen Verwaltung untersucht ^[8]J. Klessmann, „Themenradar: Digitaltrends in der öffentlichen Verwaltung“, Fraunhofer FOKUS, Berlin, März 2020. Zugegriffen: Dez. 20, 2021. [Online]. Verfügbar unter: … Continue reading^[9]Digitaltrends, abgerufen am 23.03.2026, https://www.oeffentliche-it.de/serie/themenradar/. Dabei kam die E-Akte erstaunlich gut weg.

Dieses Ergebnis war für mich überraschend, denn angeblich war das Thema ja schon seit 2017 tot. Das Fraunhofer Institut hat zwar ab 2022 den Begriff in seiner Befragung zum weiter gefassten „Datenmanagement“ geändert, es belegt aber weiterhin Jahr für Jahr Spitzenplätze.

Nun ist die öffentliche Verwaltung in Deutschland nicht gerade für ihre hohe Geschwindigkeit bei der Digitalisierung bekannt. So war z. B. 2013 noch 70% der Bundesbehörden ohne E-Akte ^[10]„E-Akte Bund“, Bundesministerium des Innern und für Heimat. Zugegriffen: Dez. 20, 2021. [Online]. Verfügbar unter: … Continue reading und 2019 hatte gerade das erste Amt flächendeckend die E-Akte eingeführt^[11]„Premiere für die E-Akte Bund: Präsident des Bundesamts für Justiz zeichnet ersten Beschaffungsvorgang elektronisch“, Bundesamt für Justiz, Jan. 2019. Zugegriffen: Dez. 20, 2021. [Online]. … Continue reading. Angeblich soll die Einführung einheitlicher E-Akten-Systeme bei Bundesbehörden 2025 aber abgeschlossen sein^[12]„E-Akte Bund“, Bundesministerium des Innern und für Heimat. Zugegriffen: Dez. 20, 2021. [Online]. Verfügbar unter: … Continue reading.

Hat die E-Akte eine Zukunft?

Damit ist das Thema E-Akte aber nicht erledigt. Zwar mögen der Bund und einige Länder wie Baden-Württemberg^[13]Baden-Württemberg hat nach eigenen Angaben 2024 die Einführung der E-Akte abgeschlossen, abgerufen am 23.03.2026: https://im.baden-wuerttemberg.de/de/digitalisierung/landeseinheitliche-e-akte-bw ihren Ämtern und Behörden E-Akten-Systeme zur Verfügung gestellt haben, gerade den kleinsten Kommunen fällt so eine Einführung aber oft schwer (organisatorisch, aber auch finanziell). Gleichzeitig sind große Digitalisierungsprojekte für Bund, Länder und Kommunen noch in vollem Gange, was auch die zu integrierenden E-Akten betrifft.

Titelbild: Luis Dalvan, Pexels